Die Archivierungsfunktion von Dokumenten hilft dabei eine logische Reihenfolge der Dokumente abzubilden und so eine einfache Versionierung von Dokumenten zu erreichen.
Dokumente die mit einem in der Vergangenheit liegenden „Sichtbar bis“-Datum versehen sind erhalten automatisch den Status „Archiviert“ und sind ab diesem Zeitpunkt nur noch über die Verwaltungsoberfläche oder in Portalen mit aktiviertem Archiv zu finden.
Mit der Funktion „Archivieren“, die Sie auf der Übersichtsseite der Dokumente für jedes Dokument als Link eingeblendet finden, haben Sie die Möglichkeit gezielt einzelne Dokumente zu archivieren. Hierbei wird mit Klick auf den Link das Sichtbarkeitsdatum auf ein vergangenes Datum gesetzt und das Dokument somit archiviert.
Das Portal-Archiv lässt sich über die Angabe der Zahl der Jahre, die archivierte Inhalte zurückliegen dürfen um im Archiv aufzutauchen, im Feld „Archiv aktivieren“ bei den Standard-Einstellungen des Portals aktivieren.
Geben Sie als Beispiel den Wert „2“ an, so werden alle archivierten Kataloge im Portal-Archiv angezeigt, deren „Sichtbar bis“-Datum im Zeitraum der vergangenen zwei Jahre liegt. Ist ein Wert gesetzt erscheint beim Öffnen des Portals oben rechts eine Schaltfläche zum ein-/ausblenden archivierter Kataloge.
Das Archiv selbst besitzt kein Limit, allerdings werden alle archivierten Kataloge natürlich auch bei der Kalkulation des Katalog-Limits berücksichtigt.