Das Upgrade „Kommentar-Workflow“ ermöglicht es Ihnen, Kommentare als Überarbeitungstool für Printunterlagen zu nutzen. Das Upgrade „Kommentare“ wird daher vorausgesetzt. Der Kommentar-Workflow erweitert die Kommentare um die Möglichkeit, diese als entweder „Erledigt“ oder „Nicht erledigt“ zu markieren. Auf die nicht erledigten Kommentare kann dann im Portal gefiltert werden, was es Bearbeitern einfach macht, die Überarbeitungswünsche an einem Dokument abzuarbeiten. Außerdem kann bei Bedarf eine Übersicht aller Kommentare des aktuell geöffneten Dokuments als XLS-Datei exportiert werden, über das Download-Symbol neben den Filtern.
In der Verwaltungsoberfläche können per Portalrolle wiederum die Bearbeiter festgelegt werden. Das bedeutet, nur Portalbenutzer mit der entsprechenden Rolle können Kommentare als „Erledigt“ markieren. Zusammen mit den Einstellungen für die Kommentare können Sie so in Ihrem internen Portal genau festlegen, wer Kommentare erstellen darf, wer diese moderiert und wer sie bearbeitet. Das ermöglicht ein übersichtliches, konstruktives und vor allem gut organisiertes gemeinsames Arbeiten an Dokumenten.
Sie können auch festlegen, welche E-Mail-Adresse über neue Kommentare benachrichtigt werden soll, sodass Bearbeiter direkt über neue Aufgaben informiert sind. Sind die Bearbeiter-Aufgaben je nach Dokument auf verschiedene Personen verteilt, ist es Ihnen auch möglich, direkt beim Dokument eine E-Mail-Adresse einzutragen.
Ist an dieser Stelle eine E-Mail-Adresse eingetragen, funktioniert diese als Ausnahmeregelung zu der im Portal eingetragenen E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen zu neuen Kommentaren. Das bedeutet, nur die beim Dokument eingetragene E-Mail-Adresse erhält Benachrichtigungen zu neuen Kommentaren in dem Dokument.