Neu verarbeiten oder Nachfolgedokument einstellen?
Welche dieser beiden Funktionen für Ihren Zweck die richtige ist, hängt davon ab wie sehr sich das neue Dokument vom bisherigen unterscheidet.
Die „Neu verarbeiten“-Funktion ist dafür gedacht, schnell kleinere Korrekturen an einem Dokument vorzunehmen – eine Korrektur eines Preises oder Schreibfehlers beispielsweise.
Die Funktion „Nachfolgedokument“ wiederum ist für neue Versionen eines regelmäßig erscheinenden Dokuments gedacht, bei dem je nur die aktuelle Version sichtbar sein soll. Das kann zum Beispiel die Preisliste für das laufende Jahr sein, der Jahreskatalog – oder sogar der aktuelle Kantinenplan.
Die Funktion der Nachfolgedokumente ermöglicht es Ihnen Dokumente in einer logischen Reihenfolge in das System einzupflegen. Wollen Sie zum Beispiel ein Dokument "Angebote der Woche" durch das darauffolgende aktuellere Dokument austauschen, dann können Sie diese Funktion nutzen.
Mit Klick auf den Button "Nachfolgedokument" auf der Detailansicht eines Ihrer Dokumente, werden Sie auf eine neue Eingabemaske weitergeleitet. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Datei für das Nachfolgedokument hochzuladen und gegebenenfalls eine neue Bezeichnung für das Nachfolgedokument anzugeben.
Hinweis für die Webseitenintegration: Für Dokumente, die mit unserer Webseitenintegration eingebettet wurden, empfiehlt es sich, auf deren Detailseite einen Code zu vergeben und diesen unter dem Parameter „catalog“ im Javascript statt der Dokumenten-ID aufzurufen.
Der Code eines Dokuments wird beim Einstellen eines Nachfolgedokuments automatisch von diesem übernommen und der Javascript-Aufruf zeigt immer das aktuellste Dokument mit diesem Code an – auf diese Weise bleibt Ihre Webseitenintegration automatisch aktuell.
Mit Klick auf den Button "Verarbeitung starten" wird ein neues Dokument mit der von Ihnen hochgeladenen Datei erzeugt. Das Vorgängerdokument wird archiviert und mit dem neuen Dokument verknüpft. Soll dies nicht sofort geschehen, geben Sie bitte ein in der Zukunft liegendes Datum im Feld „Sichtbar ab“ ein. Auf diese Weise bleibt das aktuelle Dokument bis dahin sichtbar und der Nachfolger, den sie gerade einstellen, wird es erst an diesem Tag ablösen.
Alle Einstellungen des Vorgängerdokuments, sei es Zuordnung, Klassifikation oder Internationalisierung, werden für das Nachfolgedokument übernommen. Sollten Sie diese Einstellungen anpassen wollen, so warten Sie bis das Nachfolgedokument verarbeitet ist und nutzen dann die entsprechende Eingabemaske der Detailansicht, um Ihre Anpassungen umzusetzen.
Die Vorgängerversion eines Dokuments erreichen Sie ebenfalls über die Detailansicht eines Dokuments. Existiert für das Dokument eine Vorgängerversion, so wird auf der Detailansicht ein Link unter der Bezeichnung "Vorgängerversion" eingeblendet. Analog hierzu wird Ihnen in der Detailansicht des Vorgängerdokuments ein Link mit der Bezeichnung "Nachfolgedokument" angezeigt. Über diese Links können Sie zwischen den aufeinanderfolgenden Versionen hin- und herspringen.
Hinweis: Beachten Sie, dass die Archivierung der Dokumente über das Sichbarkeitsdatum der einzelnen Dokumente gesteuert wird. Um die Versionsreihenfolge der aufeinanderfolgenden Dokumente nicht zu zerstören, behandeln Sie die Sichtbarkeitsangaben der Dokumente mit Vorsicht.